Le Règlement général sur la protection des données personnelles (“RGPD”) implique, entre autres, quelques changements à prendre en compte concernant vos formulaires de collecte de données. No worries, aucun long discours n’est prévu au programme, mais bien une fiche pratique dédiée aux formulaires que vous mettez en ligne lors d’opérations ponctuelles ou en permanence sur votre site par exemple. Gardez en tête que le RGPD est une opportunité pour aller vers une meilleure qualification de votre base de donnée, dans le but de diffuser votre message aux bonnes personnes, de façon plus efficace. Rien de plus !

Voyons plus bas ce que ce nouveau formulaire donne en pratique, notamment en ce qui concerne vos opérations de jeux concours marketing, alliées de votre processus de collecte de donnée.

SOMMAIRE

Un mot à retenir pour vos formulaires : confidentialité
Le point sur la collecte d’opt-ins conformes : comment et pourquoi ?
Exemple concret d’un formulaire RGPD-friendly

Un mot à retenir pour vos formulaires : confidentialité

Avec le RGPD, la pratique de la collecte de données impose un devoir d’information et de transparence concernant les données personnelles que vous collectez et les traitements que vous en faites.

Il est donc important de rendre accessible cette politique de confidentialité (ou charte) dans vos formulaires, mais également sur votre site. En effet, vos audiences doivent pouvoir consulter ces informations à tout moment (pendant la collecte comme après).

Les informations à fournir à l’internaute sont les suivantes :

• le responsable de traitement (Qui?)
• l’identité du DPO le cas échéant
• les finalités du traitement de leurs données (Pourquoi ?)
• les destinataires des données (A qui les transmettez-vous?)
• les transferts de données hors Union européenne
• la durée du traitement (Pour quelle durée de conservation?)
• les droits dont ils disposent sur leurs données (droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité, de retrait de consentement) et la
• personne auprès de laquelle ils peuvent les exercer
• leurs recours possibles auprès d’une autorité de contrôle
• le caractère obligatoire ou facultatif des réponses
• le recours au profiling le cas échéant.

Attention, ces informations doivent être fournies au moment où les données sont obtenues, de façon compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples dan une politique de confidentialité distincte sur votre site web par exemple Et dans le formulaire de collecte lui-même. Vous pouvez créer une politique de confidentialité propre à une campagne, ou bien renvoyer à une charte unique pour tous vos traitements & opérations.

Quelques astuces :

• Créez un même document hébergé sur votre site web par exemple, vers lequel vous renvoyez les internautes lors de chaque opération de collecte. Notre plateforme permet de paramétrer des liens personnalisés facilement accessibles depuis le menu bas d’un formulaire.

• Mettez en valeur votre “bonne conduite” directement dans le texte qui introduit votre formulaire afin que les internautes se sentent en confiance lorsqu’ils remplissent le formulaire. Vous renforcez ainsi votre notoriété tout en récoltant peut être plus de données que si vous ne communiquiez pas cette mise en conformité de votre part.

Le point sur la collecte d’opt-ins conformes : comment et pourquoi ?

Vos opérations marketing vous permettent notamment de :

• collecter des consentements pour l’envoi de communications,
• demander l’acceptation de la politique de confidentialité,
• demander l’acceptation des conditions du jeux concours si conditions il y a.

Avec le RGPD, le consentement doit être : POSITIF, CLAIR et EXPLICITE.

Quelques astuces et points sensibles à connaître :

• Récoltez des consentements distincts et spécifiques. Ils sont non réutilisables pour d’autres envois que ceux mentionnés.
• Pour éviter de demander de cocher trop de cases, faites le point sur vos communications et créez des consentements spécifiques aux grandes catégories de communications que vous avez l’habitude d’envoyer.
• Silence ne veut pas dire consentement.
• Ne proposez pas de demande de consentement dans la même case que l’acceptation du règlement. En effet, cette pratique est considérée comme du consentement forcé.
• Ne pré-cochez pas une demande de consentement. Celui-ci doit être positif.

Exemple concret d’un formulaire RGPD-friendly

Votre formulaire doit être adapté aux endroits où il est diffusé (communauté spécifique, campagne, ou encore votre site web, si celui-ci vous sert de plateforme d’inscription à votre newsletter par exemple), et à vos besoins concernant les demandes de consentement.

Les éléments suivants doivent apparaître :

• Une phrase d’introduction (recommandée pour des raisons marketing)
• Les champs concernant les données à collecter (ex : nom, prénom, adresse email etc.). Attention, veillez à ne collecter que les données nécessaires aux traitements liés.
• Le/les cases à cocher :
  • Consentements distincts et par catégories
  • Acceptation du règlement du jeu (si besoin)
  • Acceptation de la politique de confidentialité (dans le cas où les données personnelles que vous allez collecter via votre opération ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution du contrat – à savoir le règlement du jeu-).

Une fois ces données récoltées, attention à :

• l’exactitude et à la mise à jour de celles-ci,
• garantir leur sécurité et leur confidentialité,
• respecter la durée minimum de conservation selon votre cas et le type de données.

Le mot de la fin : le saviez-vous ? Les campagnes de marketing interactif, dont les jeux concours, diffusés sur vos réseaux sociaux, votre site web etc. vous permettent de garder vos données à jour, mais également de collecter de nouveaux consentements éclairés de façon ludique, simple et automatisée, tout en poursuivant vos objectifs marketing (génération de trafic, de prospects, animation d’audiences, développement de notoriété, etc.)